Procesledelse i praksis – hvad er procesledelse

af Rikke Kajhøj og Thor Jensen

Som proceskonsulent og underviser bliver man tit spurgt om, hvad proces ledelse egentligt er.

Traditionel ledelse handler, kort sagt, om at skabe resultater og komme i mål. Det gør procesledelse selvfølgelig også, men her er fokus mindst lige så meget på den læring, der kan opstå undervejs. Proces i praksis er med stor deltagelse for alle involverede parter.

Procesledelse bruges ofte til at ændre adfærd eller til at skabe udvikling, derfor vil en procesleder ofte arbejde nysgerrigt og undersøgende for at få så mange perspektiver som muligt med i arbejdet.

Vi arbejder primært ud fra et systemisk og anerkendende perspektiv, men der er virkelig mange tilgange til proces ledelse og proces i praksis. Så reelt er det tæt på umuligt at opstille en entydig kort liste, der klart definerer, hvad procesledelse er.

Ikke desto mindre så er vi parate til at vove pelsen. Nedenfor kommer vi med fem bud på, hvad en procesleder kan og gør i sit arbejde –Måske giver det dig inspiration til selv at arbejde videre med elementer af procesledelse.

Refleksivt lederskab

Som god procesleder ved man, at man ikke er leder, bare fordi det nu engang er det, man er hyret til – Man er leder af gavn og ikke af navn! Det vil sige, at man helst skal have sin legitimitet – sin ”ret” til at lede – fra det, man gør, måden man gør det på, og fra dem, man ønsker
at lede.

Som procesleder ved man, hvordan man tydeligt tager – og får lov at tage – lederskab i konkrete situationer, og man vælger refleksivt og fremadrettet sine metoder og værktøjer til at lede processen i praksis.

Alsidighed som værktøj

Al verdens planlægning kan ikke i sig selv bringe proces lederen og den gruppe, der skal ledes, igennem proces fra A til B. Meget ofte vil man som procesleder opdage ting undervejs, der gør én klogere, her og nu, og som får proceslederen til at indse, at man er nødt til at gøre noget andet end det planlagde.

Alsidighed og evnen til at improvisere sikkert er mindst lige så vigtigt som god planlægning.

At motivere og inspirere

Procesledelse tager blandt andet afsæt i en grundtanke om, at ”tankpasserpædagogik” simpelt hen ikke virker. Folks hoveder er ikke tomme kar, og læring opstår ikke, fordi en underviser, ekspert, leder el.lign. står og hælder information og viden i hovedet på folk. Læring opstår først, når folk er motiverede og selv tager ansvar for egen læring.

I praksis vil det sige, at man – som hesten ved truget – godt kan tvinge ansatte til heldagsseminarer, møder og timelange opsange fra ledelsen; men man kan ikke tvinge dem til at lære eller ændre adfærd. Adfærdsændringer sker først, når incitamentet og viljen er stor nok hos den enkelte.

Målet med procesledelse er derfor at ”tænde folk”, at gøre dem nysgerrige på nye handlemønstre og muligheder. Først når folk kan se mening med og føle ejerskab for en proces, begynder de at tage ansvar og skabe resultater – Den gode procesleder sørger for at dette sker effektivt og med glæde.

Rammesætning

Tydelig rammesætning er vigtig, ellers bliver folk usikre på, hvad de nu skal være del i og reagerer i værste fald med unødig passivitet eller modvilje. Sørg derfor for at rammesætte processen tydeligt ved indledningsvist at være klar i formidlingen af processens formål, varighed og indhold – Lad folk vide, hvad de kan forvente, og hvad de går i møde!

Hvorfor og hvordan er det vigtigt, at de deltager? Bliver de fyret, hvis de siger noget dumt under vejs? Vil deres chefer deltage? Er processen del af en forfremmelsesrunde? Hvordan skal processen prioriteres i forhold til det arbejde, der ligger og venter på skrivebordene? Hvordan og hvor meget skal man deltage? osv. osv.

Ejerskab til processen

– At tjekke ind og at tjekke ud

Vigtigste element i en proces er ikke proceslederen. Det bærende element i enhver proces er deltagerne; altså dem der skal have noget ud af processen, dem der skal bære processens resultater videre, når proceslederen forlader rummet. Derfor er det vigtigt, at deltagerne tager ansvar og ejerskab for den proces, som de er en del af. En god måde til at få folk til at tage ejerskab, er ved at give dem mulighed for at ytre sig om meninger og forventninger. Dette kan gøres ved at tjekke ind og ud.

Tjek ind / Tjek ud-øvelsen:

Tjek ind / Tjek ud-øvelsen kan bruges på mange måder og skaber ikke kun ejerskab. Det er også en god måde at forventningsafstemme, at rammesætte samt at blive klogere på hinandens forudsætninger og forvent- ninger m.m. Øvelsen er en god, ofte lattervækkende, rar og humoristisk start/ afslutning på en dag med procesarbejde.

Sådan kan øvelsen laves:

Tjek ind

Tjek ind laves først på dagen. Alle processens deltagere står i en stor rundkreds og fås spørgsmålet: ”Hvad er dine forventninger til denne dag/proces?”

Herefter går øvelsen ud på, at hver enkelt deltager, i vilkårlig rækkefølge, tjekker ind ved at tage et skridt frem, ind mod rundkredsens midte, og derefter fortæller, hvad deres forventninger er.

OBS:
Vær opmærksom på, at der kan komme negative, kritiske eller ubehagelige udsagn ved denne øvelse. Undlad at kommentere eller – værre endnu – at gå i rette med det, folk siger under selve øvelsen. Glæd dig i stedet over, at du nu har muligheden for at bruge disse ytringer konstruktivt.

Tjek ud

Tjek ud laves sidst på dagen. Alle processens deltagere står i en lille rundkreds og får spørgsmålet: ”Hvad tager du med dig fra dagen i dag, hvad fik du ud af at delta ge?” Herefter går øvelsen ud på, at hver enkelt deltager, i vilkårlig rækkefølge, tjekker ud ved at tage et skridt væk fra rundkredsens midte og derefter fortæller, hvad de har taget med sig fra dagens arbejde.

Ejerskabet opstår, via øvelsen, når folk får et stille øjeblik til at reflektere over, hvad deres forventninger egentligt er, samt hvad de har fået ud af at deltage.

Kilde: Ledelse i Udvikling, Marts 2010.
PID–Personalechefer I Danmark, www.pid.dk

FORSLAG TIL VIDERE LÆSNING OM PROCESARBEJDE OG PROCESLEDELSE
“Procesfacilitering i Praksis” Rikke Kajhøj Jensen,
Mia Søiberg, Christina Gamborg Holm, Louise Laustsen, Henrik Thomsen, 2. udgave 2017. Samfundslitteratur.

Læs også vores tilbud om uddannelse

Proces i praksis Proceskonsulentuddannelse 1&2